Tredje del af en fire-del serier

Del 1:

Del 2:

Næste uge: Seks Sigma værktøjer

Vidste du, at du altid bør oprette en proces kort for hver procedure eller system af procedurer, som du udvikler? Og vidste du, at ligesom en indholdsfortegnelse, vil dette skabe stærkere kommunikation og bedre forståelse i organisationen?

Hvordan gør du det?

Identificere kerneprocesser

Sidste gang, vi fulgte pengene sporet og identificeret din virksomheds kerneprocesser. Vi diskuterede hvor bedste start en ændring i en af kerneprocesser. Og vi indført teknik til at producere en procesoversigten. Så denne uge, lad os tage et yderligere kig på hvordan du opretter en proces kort – og se hvordan det skaber viden til gavn for dig og din organisation.

Bruge processen kort som kommunikationsværktøj

En proces kort er et flow diagram af de primære processer i en organisation. Det viser meget specifikt dig, hvem og hvad er involveret i en proces, samt betingelserne for denne proces skal være effektiv. Det primære mål er at bruge kortet som et kommunikationsværktøj. Det er at vise sekvensen af samspillet mellem elementerne involveret i processen. Og så processen kort er tegnet og bruges af organisationer til at opnå flere fordele:

Øge proces forståelse

Afklare procesgrænser, ejerskab og effektive foranstaltninger

Identificere processen sekvenser

Isolere kerneprocesser, flaskehalse og muligheder for forbedringer

Afklare samspillet mellem kunde og leverandør, forvaltning operationer processer

Være et redskab for uddannelse og diskussion

Med andre ord en proces kort detaljer, hvad der sker, første, andet og tredje i en proces. Det viser, hvad der sker i hvert skridt på vejen. Og dette er tegnet i grafisk form for lettere kommunikation og forståelse.

Denne type af kort viser den “store billede” af 10-20 core processer i en organisation. Kortet viser også de kritiske elementer i hver sektion og dets betydning i hele systemet. Og disse sektioner eller bands, er hvad vedrører processerne til hinanden og til de eksterne leverandører og kunder.

Link leverandører og kunder

Selv om der er flere måder at tegne et processen kort, er den grundlæggende diagram typisk konstrueret i fire bands. Og disse fire bands link sammen kunder, primære processer, sekundære processer og leverandører.

Du forbedre effektiviteten ved at vise detaljerne i en proces. Og nogle gange vi har lært den hårde måde, at udviklingsfasen af et projekt eller en proces er langt dyrere end i planlægningsfasen. Og så ved at tænke igennem og perfektionere dine processer på forhånd, du reducere affald i udviklingstid. Med en detaljeret processen kort, du identificere og mindske affaldet, uanset hvor den forekommer i processen.

Her er et par vigtige punkter at huske mens proces kortlægning:

Identificere centrale processer for at støtte mission og mål

Bestemme hvordan man skaber værdi for kunden gennem hele processen

Kort ejerskab og performanceværdier sammen med processen

Engagere dine medarbejdere i processen kortlægning at definere problemer og løsninger

Nu, lad os bryde ned procesoversigten endnu længere.

Definere trin i processen

Vi har bare defineret store billede processen kort som en sekvens af samspillet mellem flere processer. Disse flere processer består af flere trin. Som vi har drøftet, er fordelene bedre kommunikation og forståelsen og et fald i affald. Og dette giver en stor “store billede” opfattelse af organisationens processer. Men…

Når du går til at skrive organisationens procedurer, du har brug for flere detaljer. Du skal bruge en metode til at definere sekvensen af samspillet mellem hvert trin. Og du gøre dette med en procedure kort. Her er et eksempel på en typisk procedure kort:

Med denne raffinerede procedure kort, kan du se de trin, der går ind i en organisations kompetence proces, herunder leverandører og kunder for hvert af disse trin. Dette kaldes også SIPOC metoden. Denne metode identificerer leverandører af de specifikke data bruges som Input til processen for at skabe resultater for kunden. Kortet giver også både effektivitet og ydeevne kriterier for denne proces ejer(e). Med sådanne måling kriterier angiver du mark for løbende forbedring af processen.

Og så ved at oprette en procedure kort, vil du yderligere øge kommunikation og forståelse i organisationen. Procedure kortene blive et stærkt redskab i uddannelse, enten at stifte nye medarbejdere til deres job eller til at øge effektivitet og ydeevne med nuværende medarbejdere.

Kommunikere, forstå og anvende viden

Både proces og procedure maps er afgørende i en organisation. Og så som en tommelfingerregel, aldrig udvikle en procedure eller system af procedurer uden først at oprette en proces og procedure kort. En proces kort fungerer som en indholdsfortegnelse, hjælper med at organisere kapitlerne i en kompleks bog på en måde, at denne viden kan nemt være meddelt, forstået og anvendt.

Næste gang, vi vil diskutere Six Sigma problemløsning værktøjer og besvare spørgsmålet: Hvordan flytter dig fra seat-of-the-pants beslutningstagning til målbare og kontinuerlig procesforbedring?

Du har tilladelse til at offentliggøre denne artikel gratis, så længe den hjælpekilde boks er inkluderet i artiklen. Hvis du kører min artikel, ville et svarbrev til sean@bizmanualz.com være meget værdsat. Denne artikel er 927 ord længe herunder ressource boks. Tak for din interesse.